Raison d’être du poste :
En référence au projet associatif, à l a réglementation en vigueur et aux engagements pris avec les Prescripteurs et les Financeurs relatives aux actions d’Accompagnement Social des réfugiés sur le département du Haut-Rhin, sous l’autorité du/de la Chef.fe de service et de la Directrice du Dispositif Asile et Réfugiés, en collaboration étroite avec les autres salarié.e.s affecté.e.s aux actions, vous contribuez à l’accueil, au bon fonctionnement des services, à la transmission des informations aux professionnels de l’équipe et à la gestion administrative de l’accompagnement des publics sous protection internationale depuis leur accueil dans la structure, et jusqu’à leur sortie des dispositifs.

Activité(s) :
Dans le cadre de vos missions au sein du Dispositif Asile et Réfugiés- DAR, vous assurez :
Des Tâches administratives :
 Gestion des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au travail social : mise en forme de courriers et documents, préparation, rédaction et mise à jour des contrats de séjour, préparation des dossiers des familles accompagnées, tri, classement, etc.
 Suivi de dossiers administratifs,
 Participation à la conception d’outils de gestion des activités des dispositifs ainsi qu’à leur alimentation (données résidents, données partenaires…),
 Extraction de statistiques des éléments liés à l’activité du service AGIR,
 Gestion du planning des salles de réunion,
 Mise à jour des bases de données, des fichiers, et du logiciel RH,
 Réalisation et diffusion des comptes rendus, gestion organisationnelle de réunions,

 Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, mise à jour des tableaux d’affichage,
 Gestion de caisse,
 Gestion des commandes dont fournitures de bureau et réalisation d’achats validés par la/le Chef.fe de service,
 Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site : factures interprètes et factures fournisseurs divers
 Collaboration aux taches du pôle administratif, RH et Financier de l’association
 Suivi du cahier de police
 Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l’institution,
 Collaboration au travail d’équipe et à la cohésion associative en s’inscrivant dans une collaboration professionnelle pluridisciplinaire
 Tenue d’une revue de presse : Lecture du journal L’Alsace, sélection des articles utiles et intéressants, envoi par mail aux salariés du Pôle
Des Tâches liées à l’accueil :
 Ouverture et fermeture des locaux,
 Accueil et orientation des personnes se présentant à l’accueil (résidents, partenaires, personnes extérieures),
 Prise en compte de la demande liée aux besoins des personnes accueillies et relais de l’information au travailleur social référent,
 Répondre au téléphone, transférer les appels,
 Prendre et transmettre les messages aux personnes concernées,
 Assurer la circulation des informations liées au service,
 Gestion et prises de rendez-vous.