Raison d’être du poste :
En référence au projet associatif, à la réglementation en vigueur et aux engagements pris avec les Prescripteurs et les Financeurs relatives aux actions d’Accompagnement Social des réfugiés sur le département du Haut-Rhin, sous l’autorité de la cheffe de service et de la directrice du dispositif asile et réfugiés, en collaboration étroite avec les autres salariés des services, vous contribuez à l’accueil, à la transmission des informations aux professionnels de l’équipe, à la gestion administrative des mesures d’accompagnement et du service.

Activités :
Dans le cadre de vos missions au sein du Dispositif Asile et Réfugiés (DAR), vous assurez :

Des Tâches administratives :
• Gestion et suivi administratif des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au service : rédaction, mise en forme documents, classement, etc.
• Participation à la conception d’outils de gestion des activités ainsi qu’à leur alimentation
• Extraction de statistiques d’activité du service
• Gestion du planning des salles de réunion
• Mise à jour des bases de données, des fichiers, et du logiciel RH
• Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, gestion courrier, affichage.
• Gestion de caisse
• Gestion des commandes et d’achats validés par la/le chef-fe de service et/ou la directrice
• Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site
• Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l’institution,
• Collaboration au travail d’équipe et à la cohésion associative
• Tenue d’une revue de presse

Des Tâches liées à l’accueil :
• Ouverture des locaux,
• Accueil et orientation des personnes se présentant à l’accueil
• Répondre au téléphone, transférer les appels,
• Prise et transmission de messages,
• Assurer la circulation des informations liées au service.
• Gestion et prise de rendez-vous